مدت زمان نگهداری مدارک مالیاتی چقدر است؟

مدت زمان نگهداری اسناد و مدارک بر اساس قوانین مختلف

نگهداری اسناد و مدارک مالی و تجاری یکی از الزامات حیاتی برای هر فرد و کسب‌وکاری است که در تعاملات اقتصادی و تجاری فعالیت می‌کند. این اسناد نه تنها برای مستندسازی و پیگیری تراکنش‌ها و تعاملات مالی ضروری هستند، بلکه برای رعایت قوانین مالیاتی و جلوگیری از جرایم مالی نیز اهمیت دارند. در این مقاله، به بررسی مدت زمان نگهداری اسناد و مدارک بر اساس قوانین مختلف از جمله قانون تجارت، قانون ارزش افزوده و قوانین مبارزه با پولشویی خواهیم پرداخت.

قوانین و مدت زمان نگهداری اسناد

1. ماده ۱۴۲ آیین‌نامه اجرایی ماده ۱۴ الحاقی قانون مبارزه با پولشویی: بر اساس این ماده، مدت زمان نگهداری اسناد، مدارک و سوابق مربوط به تعاملات کاری ۱۰ سال تعیین شده است. این قانون به منظور جلوگیری از فعالیت‌های پولشویی و تأمین مالی تروریسم تدوین شده و به اهمیت حفظ و نگهداری اسناد مالی تأکید دارد.
2. ماده 13 قانون تجارت: بر اساس این ماده، تاجر باید تمامی دفاتر خود را از پایان هر سال حداقل به مدت ۱۰ سال نگهداری کند. این شامل دفاتر روزنامه، کل و سایر دفاتر تجاری است که برای ثبت تراکنش‌های مالی و تجاری استفاده می‌شوند. رعایت این ماده قانونی برای تأمین شفافیت مالی و جلوگیری از تخلفات ضروری است.
3. ماده 34 قانون ارزش افزوده مصوب 1387: طبق این ماده، کلیه مدارک مربوط به دفاتر مودیان باید به مدت ۱۰ سال بعد از سال مالی مربوط توسط مودیان نگهداری و در صورت مراجعه مأموران مالیاتی به آنان ارائه شود. این ماده در قانون جدید مالیات بر ارزش افزوده مصوب ۱۴۰۰ حذف شده است، اما هنوز هم نگهداری اسناد برای مدت معین از اهمیت بالایی برخوردار است.
4. قانون جدید مالیات بر ارزش افزوده مصوب 1400: بر اساس این قانون، مهلت قانونی مشخصی برای نگهداری و ارائه اسناد وجود ندارد. به عبارت دیگر، هر زمان که سازمان مالیاتی تقاضا کند، مودی مکلف به ارائه اسناد و دفاتر است. این تغییر به منظور افزایش انعطاف‌پذیری و تسهیل فرآیندهای مالیاتی صورت گرفته است.
5. ماده ۱۵۷ قانون مالیات‌ها: طبق این ماده، هرگاه پس از قطعی شدن اظهارنامه مالیاتی یا پس از رسیدگی و صدور و ابلاغ برگ تشخیص معلوم شود که مودی درآمد یا فعالیت‌های انتفاعی کتمان شده‌ای داشته و مالیات متعلق به آن نیز مطالبه نشده باشد، فقط مالیات بر درآمد آن فعالیت‌ها با رعایت مدت ۵ سال از تاریخ سررسید مالیات قابل مطالبه خواهد بود.
6. بند (ت) ماده ۷ قانون اصلاح قانون مبارزه با پولشویی (مصوب ۱۳۹۷): بر اساس این بند، نگهداری سوابق مربوط به شناسایی ارباب رجوع، مالک، سوابق حساب‌ها، عملیات و معاملات داخلی و خارجی حداقل به مدت ۵ سال پس از پایان رابطه کاری یا انجام معامله مودی است. این بند ناقض سایر قوانینی که نگهداری اسناد را بیش از مدت یادشده الزامی کرده، نخواهد بود.

نکات مهم

• نگهداری اسناد: ضروری است که تمامی افراد حقیقی و حقوقی که به فعالیت‌های تجاری و مالی مشغول هستند، اسناد و مدارک خود را به‌طور منظم و مرتب نگهداری کنند. این اسناد شامل فاکتورها، رسیدها، دفاتر مالی، گزارشات مالیاتی و سایر مدارک مربوط به تراکنش‌های مالی و تجاری می‌باشد.
• ارائه به مأموران مالیاتی: در صورت مراجعه مأموران مالیاتی، ارائه سریع و دقیق اسناد و مدارک می‌تواند از بروز مشکلات و جریمه‌های مالیاتی جلوگیری کند.
• استفاده از تکنولوژی: استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و مالی می‌تواند به نگهداری بهتر و دسترسی سریع‌تر به اسناد کمک کند.

با رعایت این نکات و قوانین مربوطه، افراد و شرکت‌ها می‌توانند از مشکلات مالیاتی و حقوقی جلوگیری کنند و به بهبود کارایی و شفافیت مالی خود کمک نمایند.

نگهداری اسناد و مدارک مرتبط با معاملات گمرکی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، زیرا این اسناد نقش حیاتی در حسابرسی و ارزیابی فعالیت‌های تجاری دارند. قوانین مربوط به نگهداری اسناد گمرکی نه تنها برای حفظ شفافیت و صحت در معاملات تجاری تدوین شده‌اند، بلکه برای جلوگیری از تقلب و تخلفات گمرکی نیز کاربرد دارند. در این مقاله به بررسی قوانین مربوط به نگهداری و حسابرسی اسناد گمرکی بر اساس ماده ۱۴۳ قانون امور گمرکی و ماده ۲۰۴ آیین‌نامه اجرایی قانون امور گمرکی می‌پردازیم.

نگهداری اسناد بر اساس ماده ۱۴۳ قانون امور گمرکی

طبق ماده ۱۴۳ قانون امور گمرکی، صاحبان کالا، شرکت‌های حمل و نقل، کارگزاران گمرکی و سایر اشخاص ذیربط موظفند دفاتر و سوابق معاملات مربوط به کالاهای خود را به مدت ۶ سال از تاریخ صدور سند ترخیص نگهداری کنند. این اسناد باید در صورت درخواست کتبی، در اختیار گمرک قرار گیرند. هدف از این قانون، تضمین شفافیت و قابلیت ردیابی تمام معاملات گمرکی است.

آیین‌نامه اجرایی ماده ۲۰۴ قانون امور گمرکی

ماده ۲۰۴ آیین‌نامه اجرایی قانون امور گمرکی نیز تاکید دارد که اشخاص مذکور در ماده ۱۴۳ باید تمامی اسناد و مدارک مرتبط با معاملات خود را حداقل به مدت ۶ سال نگهداری کنند. این اسناد شامل فاکتورها، رسیدها، قراردادها و هر نوع سند دیگری است که در فرآیند واردات و صادرات کالاها ایجاد می‌شود.

حسابرسی پس از ترخیص

بر اساس قوانین گمرکی، کمترین زمان نگهداری اسناد و مدت رسیدگی مربوط به حسابرسی پس از ترخیص در گمرک، ۳ سال است. این بدین معنی است که گمرک می‌تواند تا ۳ سال پس از ترخیص کالاها، اسناد و مدارک مربوطه را بررسی و حسابرسی کند. در صورتی که هرگونه تخلف یا نقصی در این مدت کشف شود، اقدامات قانونی لازم اتخاذ خواهد شد.

اهمیت نگهداری اسناد

نگهداری دقیق و منظم اسناد و مدارک گمرکی برای جلوگیری از جرایم مالی و تخلفات گمرکی ضروری است. این اسناد نه تنها به عنوان مدارک پشتیبان برای هر گونه حسابرسی و ارزیابی مالیاتی عمل می‌کنند، بلکه در صورت بروز اختلافات یا ادعاهای قانونی نیز قابل استفاده خواهند بود.

نکات کلیدی

• مسئولیت نگهداری: صاحبان کالا، شرکت‌های حمل و نقل و کارگزاران گمرکی باید اطمینان حاصل کنند که تمامی اسناد و مدارک مربوط به معاملات گمرکی به‌طور دقیق و کامل نگهداری می‌شوند.
• ارائه به گمرک: در صورت درخواست کتبی از سوی گمرک، تمامی اسناد باید به‌سرعت و به‌طور کامل در اختیار گمرک قرار گیرند.
• مدت نگهداری: حداقل مدت نگهداری اسناد گمرکی ۶ سال است، اما حسابرسی و بررسی اسناد می‌تواند تا ۳ سال پس از ترخیص کالاها انجام شود.

نتیجه‌گیری

رعایت قوانین مربوط به نگهداری اسناد و مدارک گمرکی برای حفظ شفافیت و صحت در معاملات تجاری و جلوگیری از تخلفات و جرایم مالی ضروری است. صاحبان کالا، شرکت‌های حمل و نقل و کارگزاران گمرکی باید از اهمیت این موضوع آگاه باشند و تمامی اسناد و مدارک خود را به‌طور دقیق و منظم نگهداری کنند تا در صورت نیاز، بتوانند به‌سرعت و به‌طور کامل در اختیار مقامات گمرکی قرار دهند.